Como um ERP ajuda a organizar a rotina da sua empresa de serviços? - SPS CONSULTORIA

Como um ERP ajuda a organizar a rotina da sua empresa de serviços?

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Empresas de serviços que investem em ERP tendem a se beneficiar e ganhar um impulso para seu crescimento, graças aos diferentes benefícios do sistema ERP.

Esse tipo de ferramenta integra todos os dados da empresa em um único sistema. Sendo benéfico não só para a facilitação da rotina de trabalho dos colaboradores, como também para a administração de seu negócio.

Se você é empresário e ainda não investiu em sistema ERP ou você não sabe o que é esse tipo de sistema, nós separamos dicas valiosas.

De modo que o ERP possa fazer parte da sua empresa, agregando valor para sua marca e oferecendo uma gama de benefícios para a sua rotina laboral.

O que é ERP?

Não há como entender os benefícios de um ERP sem entender seu funcionamento. ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, que em tradução literal significa planejamento dos recursos da empresa.

O ERP é um software desenvolvido para que a empresa possa ter seus departamentos integrados através desse sistema. Tornando o armazenamento das informações mais fácil e preciso.

Com todos os colaboradores tendo acesso ao fluxo de informações da empresa de maneira contínua e consistente, o negócio tende a ser melhor sucedido.

Afinal, todos terão consciência sobre estoque, desempenho de vendas e todas as demais áreas da empresa em poucos cliques.

O que facilita não só a gestão, como também o dia a dia dos colaboradores. Que ao armazenarem todas as informações necessárias em um só sistema, poupam tempo de alimentar diferentes planilhas.

Quais os benefícios para empresas de serviços?

Independentemente de qual seja a área de atuação do seu negócio, ele pode se beneficiar de um bom ERP. Acontece que o sistema de ERP para empresas de serviços tende a trazer múltiplos benefícios quando bem usado, por isso, separamos algumas informações sobre os impactos positivos desse investimento em seu negócio, confira agora.

1 – Gestão dos Relacionamentos e processos comerciais

O uso do CRM para gestão dos processos comerciais, principalmente na fase de contato, proposta e fechamento. O fluxo contínuo e integrado deste processo irá propiciar resultados melhores para o seu negócio.

2 – Gestão dos Contratos Recorrentes

As empresas que possuem contratos com receitas recorrentes, podem ter uma gestão mais eficiente, integrando a previsão de receitas no fluxo de caixa da empresa, assim como de uma gestão mais eficiente dos Contratos, e todas as movimentações demandadas pelo mesmo.

3 – Gestão do Fluxo de Caixa

Qualquer que seja o negócio, a gestão do fluxo de caixa é um controle mandatório para sustentabilidade da empresa, pois o mal controle financeiro acaba são os principais responsáveis por fechamentos de empresas.

4 – Gestão das Ordens de Serviços

Gerir custos, prazos, e execução das ordens de serviço são benefícios essenciais para garantir a sustentabilidade do negócio, além de permitir um acompanhamento mais eficiente das entregas das Ordens de Serviços.

5 – Vendas integrado com Financeiro e Estoques

Integrar a operação principal com a gestão financeira e compras, completam o ciclo do negócio, e permite olhar o negócio de diversos anglos, especialmente dentro da visão financeira.

Como utilizar todos os benefícios do ERP para organizar a rotina da sua empresa?

Passo 01: crie um processo de agendamento para compromissos

O ponto de partida para que uma empresa prestadora de serviço tenha uma rotina produtiva é seguir um processo de organização para compromissos diários, semanais e mensais. Em outras palavras, agendar tudo: inclusive lembretes de entregas de tarefa.

Aqui, uma dica interessante é utilizar o sistema de agenda compartilhada dentro da equipe. Com esse método, é possível sinalizar horários ocupados com informações como: desenvolvimento de tarefa, atendimento, reunião externa ou simplesmente marcar como compromisso. Assim, cada profissional pode se organizar e sabe onde o colega está.

Passo 02: dê atenção a todos os clientes, mas priorize 

Toda empresa que presta serviço sabe como a rotina pode ficar conturbada quando o assunto é atendimento aos clientes. Apresentação de proposta de venda, socorro para urgências e suporte em caso de dúvida são só alguns dos vários compromissos que envolvem a carteira.

Não é novidade, claro, que formar equipes com funções específicas é fundamental. E a regra básica, certamente, é dar atenção a todos. Sendo assim, faça a gestão correta das prioridades usando o CRM.

Passo 03: automatize gestão de contratos, emissão de notas e pagamentos

Uma das mais importantes dicas para organizar a rotina é cuidar de contratos e da parte financeira de forma prática e precisa. Com o uso de um ERP você cadastra seus contratos com fornecedores e clientes, e o sistema automatiza todo o processo de emissão de notas, geração de boleto de cobrança e pagamentos. Tudo com segurança, confiabilidade e integração bancária.

Passo 04: use recursos tecnológicos e digitalize a papelada

Quem presta serviço e procura por dicas para organizar a rotina já deve ter percebido que a tecnologia pode ser uma ótima aliada. Podemos destacar alguns exemplos.

Uso de chatbots para fases primárias de atendimento ajudam a otimizar o suporte de clientes.

Plataformas de organização de tarefas e envio de matérias, especialmente aquelas em método kanban, que permitem uma visualização rápida dos compromissos do dia.

Digitalizar documentos e usar assinaturas eletrônicas são soluções que permitem uma rotina mais organizada para a sua empresa, já que o extravio de papéis importantes tende a zerar. Além disso, buscar aquele contrato ou proposta que você precisa torna-se muito mais simples se os arquivos estão disponíveis no sistema de gestão.

Passo 05: Conscientize o time

Por fim, para deixar a rotina da sua empresa mais organizada, é fundamental trabalhar na conscientização da equipe. Utilizar o sistema de gestão corretamente, salvar documentos nas pastas adequadas, seguir uma agenda e administrar o tempo são conceitos básicos que o time precisa dominar e aplicar diariamente.

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