Quando é hora de implementar um sistema de gestão ERP? - SPS CONSULTORIA

Quando é hora de implementar um sistema de gestão ERP?

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Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, conhecidos como software de gestão ERP, dão suporte às organizações em termos administrativos e estratégicos. Com eles, é possível realizar planejamentos, controlar os custos e otimizar todos os processos internos.

Além disso, a partir da integração promovida pelos sistemas ERP, é possível fundamentar tomadas de decisões necessárias para o crescimento dos negócios. Essas são apenas algumas das vantagens que esse software oferece às organizações.

Os motivos para implementar um ERP são diversos. Entretanto, muitas empresas olham para os custos iniciais e acabam desistindo de fazê-lo. Conhecer todos os benefícios desse tipo de solução mostra que os ganhos em médio e longo prazos são muito superiores ao investimento.

Como saber se sua empresa precisa de um ERP?

Sistemas ERP são importantes para a tomada de decisão estratégica da empresa. É por meio deles que os gestores podem ter uma visão mais completa da organização, tornar a operação mais ágil e usufruir de informações importantes de maneira prática.

Um bom ERP deve ser moldado conforme as necessidades do cliente, sendo capaz de processar dados variados como:

•             fluxo de caixa;

•             estoque;

•             faturamento;

•             tributos;

•             inventário de bens;

•             gestão patrimonial.

Sendo assim, se sua empresa ainda não tem essas comodidades em seu dia a dia, fica muito fácil entender que um ERP é necessário.

Quais sinais indicam o momento ideal para implementar um ERP?

Muitos problemas vistos como inerentes ou corriqueiros aos negócios podem ser solucionados com um sistema integrado de gestão. Por isso é necessário que os gestores estejam atentos a possíveis sinais que indicam que o momento ideal para implementar ERP é chegado. Confira agora algumas situações que podem ser resolvidas facilmente pelos ERP:

Informações descentralizadas

Quando a informação não está disponível de maneira fácil, perde-se um tempo precioso apenas para adquiri-la, tornando as rotinas engessadas e custosas. Por exemplo: sem um relatório exato da situação do estoque ou dos bens da empresa, o departamento de vendas e o de contabilidade ficam prejudicados em suas funções.

Dificuldade para tomada de decisões estratégicas

Informações desencontradas, incompletas ou mal registradas podem gerar inconsistências prejudiciais à tomada de decisão. Apenas com uma gestão empresarial integrada é possível dispor de indicadores, relatórios e canais de comunicação que tornam a condução do negócio mais objetiva e fluida.

Uso de múltiplas ferramentas

Os colaboradores podem enfrentar dificuldades ao contar com sistemas distintos para conseguir executar sua rotina de trabalho. Burocracia e ferramentas inconsistentes tornam as operações lentas, fazendo com que tarefas simples demorem muito mais tempo e prejudicando a produtividade da empresa.

3 dicas para saber quando implementar um software de gestão ERP

O fato é que raramente as empresas começam suas atividades já contando com um software de gestão empresarial para acompanhar seu funcionamento. Essa decisão costuma acontecer algum tempo depois. E, também costumeiramente, deixar para depois costuma trazer arrependimentos.

Muitas vezes, a procura por um ERP se dá quando a situação da empresa começa a fugir do controle, seja com relação à integração entre os departamentos ou à dificuldade de acessar as informações essenciais para o dia a dia da operação.

Também o crescimento da operação (crescimento repentino do negócio) acaba trazendo à tona a necessidade de uma solução mais robusta, que unifique tudo e dê mais inteligência gerencial ao time executivo.

Se esse é o seu caso, confira, a seguir, três dicas para saber qual é o momento adequado de implementar um sistema ERP e quais os benefícios ele trará para sua organização:

1. Avalie o funcionamento geral do seu negócio

Se você é um gestor ou empreendedor, saiba que existem algumas perguntas que podem ajudá-lo a identificar o momento adequado de implementar um ERP.

Primeiramente, é preciso se questionar sobre o funcionamento geral de seu negócio. Você acha que poderia melhorar? Tem perspectivas de crescimento? Os seus clientes são bem atendidos hoje? Sua equipe é produtiva? Você consegue facilmente medir os resultados do seu negócio?

A partir daí, já é possível obter alguns indicadores e determinar quais áreas da empresa precisam otimizar suas atividades.

2. Investigue quais são as melhorias necessárias nos departamentos

Feito isso, é preciso checar departamentos mais específicos. Você tem acesso às informações necessárias para a tomada de decisões de forma rápida, atualizada e segura? Seu fluxo de caixa está sob controle e bem planejado? A qualidade do atendimento reflete no processo de vendas? Como está o controle de estoque?

Lembre-se: essas são respostas que só você pode dar, pois elas variam de acordo com a área de atuação de cada empresa.

3. Pondere sobre o custo/benefício que um ERP oferece ao seu negócio

Por fim, para identificar o melhor momento de implementar um sistema ERP, é preciso pensar sobre a famosa relação entre custo e benefício. Quanto dinheiro está sendo perdido em processos mais lentos e não integrados? Qual é o montante disponível em caixa para implementar o software? Você já guardou o suficiente para investir em uma solução ERP? Ou precisa se planejar para economizar?

O sistema ERP certamente vai trazer diversos benefícios, além de vantagem competitiva a seu negócio, mas será necessário investir na solução. Entenda melhor no próximo tópico!

5 razões para implementar um software de gestão ERP o quanto antes

Se sua empresa ainda não apresenta problemas nessas áreas citadas e ainda assim você considera a implementação de um sistema ERP, saiba que você estará dando um importante passo.

Veja a seguir, em detalhes, as principais razões pelas quais você deve seguir em frente com seu projeto de implementação de um ERP:

1. O ERP vai tornar a gestão mais estratégica

Com um bom software de gestão ERP, sua gestão passará a ser baseada em informações concretas e integradas, não em suposições ou tendências. Em poucos cliques, você conseguirá obter relatórios gerenciais com dados atualizados e seguros. Isso eleva seu poder de decisão e ajuda a mensurar resultados com mais precisão.

2. O ERP vai promover a integração dos processos

Para crescer mantendo a qualidade dos processos, é fundamental unificar as atividades dos diversos departamentos do seu negócio. Nesse sentido, são inúmeras as vantagens que o ERP pode trazer.

Com um bom ERP, você conseguirá eliminar redundâncias, automatizar a realização de tarefas e até diminuir o tamanho de suas equipes. A integração promovida pelo sistema aumenta a produtividade, torna as informações mais confiáveis e evita erros e retrabalhos.

3. O ERP vai padronizar os procedimentos operacionais

Outro benefício que você vai obter com um software de gestão ERP é a padronização dos procedimentos operacionais. Ao seguir as funcionalidades do sistema, os colaboradores evitam os vícios e atalhos que podem gerar erros e também roubar tempo no dia a dia operacional.

4. O ERP vai ajudar na redução de custos

Os esforços de gestão e redução de custos costumam ser grandes na maioria das empresas. Esta, com certeza, também é uma de suas preocupações.

Com um bom ERP, você poderá fazer análises mais rápidas e profundas dos investimentos e gastos (fixos e variáveis). E isso é conseguido a partir de históricos, relatórios e controles sempre atualizados e disponíveis.

Num olhar mais amplo, o próprio ganho de produtividade já é um potencializador da diminuição de custos operacionais.

5. O ERP vai trazer mais segurança da informação

Por fim, um tema que preocupa dez em cada dez empresas em todo o mundo: a segurança da informação. Também nesse quesito, um software de gestão ERP é muito benéfico.

Ao centralizar todos os dados gerenciais em ERP, o pessoal de TI da sua empresa consegue monitorar mais facilmente. Assim, em vez de ter diversos sistemas espalhados pela empresa, tudo fica concentrado em um único ambiente.

Logicamente, é preciso se certificar de que o ERP escolhido tenha qualidade técnica para evitar fraudes, danos e extravios dos dados. Mas esse certamente é um dos benefícios mais palpáveis desse tipo de solução.

E agora, você conseguiu entender a importância de um software de gestão ERP? Conseguiu identificar se já é o momento de implementar essa solução em sua empresa?

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